- Шаг 1. Определите цели аудита
- Шаг 2. Проведите инвентаризацию склада
- Шаг 3. Понаблюдайте, как сотрудники проводят операции на складе
- Шаг 4. Пообщайтесь с ключевыми сотрудниками склада
- Шаг 5. Визуализируйте проблемы
- Шаг 6. Оцените результаты внутреннего аудита склада
Визуально окинув глазами склад, вы замечаете, что он пуст, но сотрудники доказывают обратное; объем продаж и уровень сервиса стремительно падают, но расходы на содержание склада растут, — вам знакомы эти проблемы? Пришло время разобраться, в чем проблема и провести аудит складской логистики.
Чтобы проанализировать и устранить проблемы в работе склада, обращаются за помощью к специализированным консалтинговым компаниям. Они собирают, группируют данные, применяют вычисления и формулы. Но некоторые работы по анализу предприниматель может выполнить самостоятельно. Специалисты WareTeka подготовили чек-лист, как выявить некоторые проблемы в работе склада.
Шаг 1. Определите цели аудита
Во время подготовки к аудиту склада руководители часто совершают главную ошибку — поручают сотрудникам, которые уже имели опыт анализа эффективности складской логистики, определить слабые места. Даже если управляющий склада проводит по 10 аудитов в день, он не сможет мгновенно отыскать проблему. Каждая экспертиза уникальна: она учитывает особенности планировки помещения, запасы для хранения и много других факторов.
Чтобы провести поверхностный аудит склада, важно уметь строить причинно-следственные связи. Возможно, причина переизбытка хранимой продукции — это отдел закупок, который ориентируется интуитивно, без использования данных ERP-системы.
Основа аудита склада — это сбор данных и инвентаризация, всю эту информацию вам предоставят системы автоматизации.
Шаг 2. Проведите инвентаризацию склада
Проверить складские запасы помогают системы инвентаризации. Они могут заносить в базу продукцию в режиме реального времени или с настраиваемой периодичностью. Важно, чтобы система инвентаризации проводила перекрестную проверку со всеми складскими системами. Так риск неправильного учета сводится к минимуму.
В ходе проведения инвентаризации специалист должен анализировать результаты, учитывая переменные сезонности продаж, графиков выходных и так далее. Простыми словами, все данные, которые могут повлиять на количество отгрузок.
Шаг 3. Понаблюдайте, как сотрудники проводят операции на складе
Сотрудники склада ежедневно проводят сотни однотипных операций, которые входят в привычку, выполняются машинально.
Посмотрите, как работает склад, возможно, вы найдете одну или несколько из этих проблем:
- Грузы хранятся без коробок, поддонов, паллет и т.д.
- Грузы хранятся прямо на полу, вне конкретной зоны.
- Сотрудники переносят продукцию по складу в поврежденных упаковках.
- Груз, который приходит на склад, тяжело идентифицировать.
- Обрабатывать грузы невозможно без дополнительных операций и затрат.
Если один или более пунктов верны, на складе проблемы с отсутствием прозрачной системы хранения и учета. Также это сигнал о, что сотрудники не знают правил работы склада.
Таким образом необходимо проанализировать каждый элемент в системе работы склада: систему хранения, технику, процессы упаковки и использования расходных материалов.
Во время аудита работы склада с помощью наблюдения, записывайте все мелкие детали в блокнот. Ключевые тезисы можно проанализировать с помощью метода АВС-анализа.
Шаг 4. Пообщайтесь с ключевыми сотрудниками склада
Проведите личное интервью с работниками, которые участвуют в повседневных складских операциях. Например, со сборщиком.
Вот несколько идей вопросов для интервью:
- Организована ли работа с учетом всех правил безопасности?
- Что, по вашему мнению, замедляет рабочий процесс?
- Как фиксируется информация о повреждении или утере товаров?
- Позволяет ли система инвентаризации удобно планировать работу?
Можно дополнить список вопросами, которые вы считаете важными. Главное — провести открытую беседу с несколькими респондентами. В ходе разговора сотрудники часто называют одни и те же проблемы.
Шаг 5. Визуализируйте проблемы
Чтобы увидеть наиболее уязвимые места в работе склада, воспользуйтесь визуальной диаграммой Исикавы, о которой мы писали ранее.
Вкратце, диаграмма Исикавы помогает находить причинно-следственные связи: сначала визуализируется главная проблема, после чего к ней ведут причины ее возникновения. В каждом блоке с причинами указывают факторы, которые снижают эффективность. Диаграмма укажет на наиболее уязвимые места.
Шаг 6. Оцените результаты внутреннего аудита склада
Чтобы экспертиза эффективности склада не прошла зря, необходимо проанализировать полученные результаты.
После аудита может выясниться, что нужно:
- Изменить процесс контроля складских запасов.
- Обновить программное обеспечение.
- Внести корректировки в расписание времени работы склада.
Проводить поверхностный логистический аудит склада желательно с четко определенной периодичностью. Избежать сбоев в работе лучше, чем их исправлять.
